Por: Marta Soto ~ La Copy Turística
Bien, ya has planificado tu negocio turístico a varios meses vistas.
Has marcado tus objetivos y definidos los hitos gracias a la información de fuentes oficiales.
Ahora llega la segunda parte de este trabajo: organizar la operativa.
Es decir, si en la planificación estratégica definíamos qué vamos a hacer, en la operativa es momento de pensar cómo lo vamos a hacer.
Para empezar, debes hacer un listado de las acciones que has planificado realizar. A partir de ahí, se trata de desgranar cada una de ellas en tareas y volcarlas sobre un calendario.
Sí, sé que no es tan fácil como parece.
Por eso, pon mucho ojo a continuación que te dejo 9 claves para materializar la planificación de tu empresa.
Cómo organizar la operativa de tu empresa turística
Si planificar ya era una tarea ardua, la de la organización seguramente lo sea aún más.
Por eso, no está de más tener presentes estos consejos a la hora de enfrentarte a la tarea:
#1 Planifica a 3 meses vista
Este es el plazo razonable en el que puedes poner en marcha con tranquilidad y sentido una estrategia de marketing, de ventas, de visibilidad… lo que tengas planificado.
Haz que coincida con los trimestres fiscales, de modo que puedas ir analizando económicamente el impacto que está teniendo en tu negocio.
¿Quiere decir esto que no debes planificar a 6 meses o 1 año vista?
Para nada.
Sería así, fíjate:
Coge el calendario del próximo año y anota:
- Las fechas de ventas más importantes para tu negocio.
- Si tienes periodos de vacaciones o cierre.
- Cualquier otra fecha relevante: concursos a los que quieres presentar tu idea de negocio, fechas en las que tienes que resolver asuntos de papeleo, etc.
Una vez tengas esa visión global será el momento de planificar a 3 meses vista qué acciones vas a llevar a cabo para conseguir los objetivos que buscas.
#2 Sé realista
Tanto en las predicciones económicas como en las temporales.
90 días dan de sí lo que dan de sí.
Y si además de liderar tu negocio tienes que encargarte de otras áreas de la empresa, el tiempo del que dispones se limita aún más.
Una vez te pongas a planificar las acciones y tareas concretas del trimestre te aconsejo que lo aterrices todo en una herramienta como Google Calendar o similar.
Semanalmente ve reservando espacios temporales para cada tarea, dejando tiempo disponible para los imprevistos que puedan surgir.
Eso sí: recuerda que toda esta planificación no sirve de nada si no te comprometes con ella.
#3 Elige un objetivo principal y uno o dos secundarios
La idea de que cada trimestre te marques un solo objetivo de mayor envergadura sobre el que poner el foco durante esas 12 semanas.
Y, quizás, añadir algún objetivo secundario que sea factible llevar a cabo en ese tiempo.
Eso sí, recuerda que en la planificación trimestral no debe faltar nunca un objetivo dirigido a conseguir reservas.
#4 Sé estratega
Es decir, aplica estrategia a las acciones que has planificado.
Vamos a tomar como ejemplo en área de marketing de tu empresa.
El primer paso es decidir qué estrategias de marketing vas a poner en marcha. El consejo aquí es que no te dejes llevar por las modas o por lo que otros hacen porque:
- Puede que esa acción no encaje con tu empresa o servicios.
- No conoces realmente hasta qué punto esa estrategia le está funcionando a tu competencia.
Entonces, ¿cómo decido qué acciones de marketing son las adecuadas para mi negocio?
Pues elige solamente aquellas que te acerquen a tus objetivos.
Cada vez que se te presente una oportunidad o te surja una idea, hazte la pregunta:
¿Esto me acerca a lo que quiero conseguir?
Si la respuesta es sí, ¡a por ello!
Si es no… pues debes dejar pasar el tren.
No te preocupes por dejarlo pasar, que llegarán nuevos trenes con oportunidades a tu estación.
#5 Céntrate en el foco
En el día a día tenemos tal cantidad de asuntos que atender que es muy sencillo que el tiempo se te pase volando y te quede la sensación de que no has avanzado nada con tus objetivos trimestrales.
Lo primero: tranquilidad, creo que nos pasa a todos en algún momento.
Lo segundo es algo que ya hemos comentado antes.
Si de verdad quieres que todo el trabajo de planificación que realizas en tu negocio turístico sirva para algo, debes comprometerte con ella y con el calendario dentro de unos márgenes razonables.
Al principio te costará mantener el foco pero es cuestión de ser perseverante e ir incluyendo ese nuevo hábito (el de cuidar de tu tiempo) en tu rutina laboral.
#6 Ojo con los Therbligs
Los therbligs son los movimientos básicos que se requieren para realizar una tarea en un puesto de trabajo.
Therblig es en sí un concepto que va intrínsecamente relacionado con la productividad. Y es así porque pone el foco en esas pequeñas acciones que a veces no aportan valor, sino que restan.
Esta clasificación fue diseñada por Frank Bunker Gilbreth y Lillian Moller Gilbreth a principios del siglo XX.
Aunque el contexto en el que surgió era el de la industria, es un concepto que puedes llevarte al terreno de tu empresa turística.
Un ejemplo muy recurrente es el de la localización de las impresoras dentro del área de trabajo: ¿has pensado alguna vez en cuánto tiempo inviertes en levantarte, caminar hasta donde está ubicada para recoger un documento impreso y volver a sentarte?
Ahora te pongo otro ejemplo en un restaurante.
¿Cuánto tiempo efectivo de trabajo se gasta en que el personal de sala lleve a las mesas elementos que ya podrían estar ahí como un salero?
Pues todo eso son therbligs y tienen una solución tan simple como organizar de manera más eficiente el espacio o los procesos de trabajo.
Como ves, solo necesitas afinar muy bien para detectar esas pequeñas fugas de tiempo (y, en consecuencia, dinero) que se producen en el día a día de tu empresa.
#7 Automatiza todo lo automatizable
Vaya por delante que automatizar no quiere decir:
- Ni prescindir de personas.
- Ni dejar de dar un servicio personalizado a tus clientes.
En cambio, lo que busca la automatización de los procesos es mejorar la eficiencia de los recursos de tu empresa, realizando tareas que en muchos casos aportan muy, muy poco valor a tu servicio.
Las áreas de tu negocio en las que puedes implementar automatizaciones son amplísimas: marketing, administración, ventas, reservas…
#8 Busca ayuda
Porque es normal que no llegues a todo.
Por eso (y por tu salud mental) haz el siguiente ejercicio.
Lista todas las acciones/tareas que quieres llevar a cabo en el trimestre y organízalas en 2 columnas.
En una coloca las que tienes que realizar tú sí o sí por su complejidad o porque son de alto valor para tu negocio.
En la otra, coloca esas otras tareas que aportan menos valor o que necesitan de un expertise que no es el tuyo.
Véase: llevar la gestión contable, diseñar la web, crear los contenidos para el blog…
Pues bien, delega todas las de la segunda columna en profesionales para ahorrarte tiempo, dinero y seguramente un montón de dolores de cabeza.
Todo esto siempre dentro de tus posibilidades, claro está.
Si estás empezando y aún no tienes recursos para delegar organízate para sacar tiempo de calidad e invertirlo en formación.
# 9 Controla
Esta es la parte que casi siempre se nos olvida dentro de la operativa turística.
Una vez que has elaborado tu plan de trabajo y lo has concretado en acciones y tareas debes llevar un control para asegurarte de que todo va sobre ruedas.
Y no solo por eso, sino por quedarte con la tranquilidad de que así está siendo (la tranquilidad equivale a paz mental, acuérdate).
Además, estas comprobaciones semanales te van a llevar a detectar posibles errores o desviaciones con una antelación suficiente que te permita poner soluciones.
Herramientas para organizar la operativa de tu proyecto
La gestión de proyectos es una tarea tan compleja que, afortunadamente, en los últimos tiempos están floreciendo herramientas digitales para hacernos la tarea más sencilla.
Te dejo por aquí algunas de las más utilizadas:
Son herramientas similares, aunque cada una con sus particularidades te permiten organizar visualmente las acciones, adjuntar archivos, asignar tareas y permitir la comunicación interna entre los miembros de tu equipo.
Ya ves que la operativa de tu empresa turística es la otra pata que sustenta tu negocio junto a la planificación y el paso previo y necesario para materializar todo eso que quieres para tu empresa de cara al futuro.
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