Notion aplicado a la gestión de un negocio turístico

Por Ricardo Botín, Copywriter

Entre las múltiples herramientas que pueden facilitarte la vida a la hora de gestionar tu negocio turístico, una de las más potentes es, sin ninguna duda, Notion. 

Lo que más me gusta de Notion es que, si sabes utilizarla en condiciones, te puedes ahorrar unas cuantas aplicaciones, ya que Notion es una herramienta de herramientas. 

Tal es así que, como te mostraré en este artículo, con Notion puedes crear tu propio CRM, junto con un sistema de reservas, un programa de gestión de recursos humanos o, incluso, una wiki para tener centralizados los procesos o responder a las preguntas frecuentes de tus huéspedes. 

Pero, antes de nada, te voy a explicar qué es Notion, para luego darte las principales formas de uso que puedes aplicar en tu establecimiento turístico. 

¿Qué es Notion?

A grandes rasgos se puede decir que Notion es un organizador de la información que hasta ahora estaba dispersa en varias fuentes y recursos. Para ello, la herramienta se articula como un espacio de trabajo todo en uno, que integra funcionalidades como textos, listas, tablas, checkbox o viñetas. 

Pero lo mejor de todo es que Notion te permite embeber documentos, añadir imágenes y vídeos, y organizar toda esa información en tablas, bases de datos, entradas de blog o, incluso, wikis. 

Esta enorme versatilidad hace que cada persona pueda utilizar Notion de la forma que más le plazca. Mientras que algunos profesionales emplean Notion para crear listas de tareas y anotar las ideas que se les van ocurriendo, otros usan la herramienta para aglutinar sus hojas de ingresos y gastos, para planificar su agenda de tareas o para gestionar proyectos y equipos. 

Notion se estructura mediante páginas y bloques. De esa forma, cada página puede estar dedicada a un proyecto diferente. Y dentro de esa página es posible generar diferentes subpáginas que cuelgan de la principal. 

A su vez, en cada hoja puedes incorporar bloques en función de los datos que quieras plasmar. Y para tener la información más accesible, también puedes añadir filtros de navegación. De esa forma, podrás encontrar las cosas con más rapidez y comodidad. 

Recuerda que la clave de Notion es que te permite visualizar de forma ordenada la información que necesitas conocer para tu trabajo. Por eso esta aplicación es ideal para gestionar negocios turísticos. 

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Principales aplicaciones de Notion en un negocio turístico

Vamos a ver ahora algunas ideas y aplicaciones prácticas de uso de Notion que te pueden ser muy útiles en el día a día de tu establecimiento turístico y hostelero: 

• Manual de bienvenida para nuevos empleados: la estacionalidad hace que en los establecimientos turísticos suele haber bastante rotación de personal. Y si con mucha frecuencia tienes que contratar a nuevos trabajadores, lo más cómodo es crear un sistema de bienvenida para nuevos empleados. Puedes crear diferentes secciones temáticas en las que hables, por ejemplo, de cuáles son los requisitos de cada puesto, las normas de seguridad, las tareas de cada trabajador o la filosofía de tu empresa. Aquí puedes descargarte una plantilla, si no se te ocurre cómo hacerla tú mismo. 
• Gestión de tareas: puedes crear un sistema de gestión de tareas con acceso para todos los empleados. En dicho espacio, lo ideal sería crear una subpágina para cada empleado. Y dentro de cada subpágina, utilizar un tablero kanban en el que figurarán todas las tareas y el estado en el que se encuentran. Según se van finalizando las tareas, cada tarjeta será movida por el empleado a su correspondiente columna (igual que lo haces ahora con Trello). 
• Wiki con todos los documentos de tu empresa: la mejor forma de que tus empleados tengan acceso a toda la documentación que les concierne es creando una wiki con un índice que enlaza a cada subpágina (en donde se ubicarán los documentos que quieres organizar). Si no sabes implementar este repositorio de documentos, puedes inspirarte en esta plantilla.
• Wiki para los clientes: siguiendo el mismo formato que para los documentos internos, puedes crear otra wiki con una recopilación de las preguntas más frecuentes que realizan los clientes. Pero no solo eso, ya que también es posible añadir en una página única los sitios donde comer o los lugares de interés que deben visitar durante su estancia en tu establecimiento. Los clientes pueden acceder desde sus móviles mediante códigos QR. 

• Procesos de selección de personal: uno de los problemas frecuentes cuando inicias un nuevo proceso de selección es que se genera mucha documentación que resulta complicada de gestionar. Además, si tienes varios procesos a la vez, es posible que se traspapele información de interés o que te cueste encontrarla por estar demasiado dispersa. Para que tengas toda la información de los candidatos en un mismo sitio, aquí tienes una plantilla que te permite organizar los datos personales, sus curriculums, etiquetar en función del puesto al que han aplicado, o en función del estado de la solicitud. Incluso te permite marcar la fecha de la entrevista y del siguiente contacto.   
• Organización de reuniones remotas: desde que las reuniones online se han convertido en el pan nuestro de cada día, es conveniente establecer una preparación previa para que las reuniones no se conviertan en una pérdida de tiempo. Para ello, esta plantilla de Notion es muy útil, ya que te permite añadir una agenda con el orden del día y los temas que se van a tratar. Además, también puedes incluir temas específicos que quieres que se prepare cada miembro del equipo y una sección de notas para reflejar lo tratado en la reunión. 

Como puedes observar, esta herramienta es tan potente que el límite lo pone tu imaginación. 

Por eso me gustaría conocer en los comentarios si ya estás usando Notion en tu negocio turístico y cómo lo estás utilizando. 

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