“Getting Things Done”, la metodología para poner orden en tu trabajo y traer paz a tu día a día

Por: Marta Soto ~ La Copy Turística

Presta atención a esto:

Tu cerebro está diseñado para tener ideas, pero no para guardarlas como si fuese un cajón de sastre.

No sé qué te parece a ti, pero a mí me resulta una verdad, cuando menos, reveladora.

Y una excelente explicación de por qué a veces se nos olvida realizar ciertas tareas que son clave para nuestro negocio.

¿No te ha pasado alguna vez que, incluso habiendo estado días diciéndote a ti mismo que no se me pase que el martes tengo que enviar ese email tan importante…

Llega el martes, se te cruza un fuego que apagar y ¡pluf! se te olvida por completo?

El día a día gestionando una empresa turística, sin importar su tamaño, puede llegar a unas cotas de actividad en temporada alta muy elevadas.

Bien sabes que atender a tus clientes es solo una parte de todo el trabajo que tú (y tu equipo, si es que lo tienes) realizas dentro de la jornada.

Aparte de eso, queda mucho más que hacer en el back office: desde revisar temas contables y financieros, hacer previsión de reservas, ajustar precios, las tareas de marketing para seguir llegando a más público objetivo…

Y dentro de cada una de estas áreas, un montón de tareas que ejecutar.

Tantas que llega un momento en el que tu cerebro simplemente no puede retener más información.

Esto no solo te pasa en el trabajo, también en tu vida personal

Lavadoras que poner, disfraces de niños que preparar, vacunas de mascotas que se van pasando de fechas…

Da igual la circunstancia personal que tengas y el tipo de proyecto que estés desarrollando:

La línea general es que todo el mundo (todos) estamos constantemente olvidando y posponiendo tareas que no hacen otra cosa que llenar nuestro disco duro (el que tenemos hecho de masa cerebral) de información que nos satura de ruido y no nos deja pensar con claridad.

Con la cabeza como un bombo dando vueltas con decenas de llamadas, emails y quehaceres de lo más variopinto que no debes olvidar es imposible desarrollar tu creatividad.

Y mucho menos, conseguir ser productivo en tu negocio turístico.

Así es cuando llegamos a ese límite en el que nos sentimos sobrepasados y comienzan a resentirse nuestra salud (quizás la más valiosa de todas, pero a la que menos atención prestamos) y otras cuestiones que suelen preocuparnos más:

• La calidad de nuestros servicios: reservas que no se gestionan correctamente, detalles que se olvidan como dejar un kit de bienvenida a un cliente especial o fallos que se podrían haber evitado con una mejor planificación.
  
• La atención al cliente que dispensamos: como humanos que somos, trabajar con claridad mental nos permite estar más relajados, algo que el cliente no solo agradece sino que, además, percibe.
  
  Como también nota cuando un email ha sido escrito sin prestar apenas atención o quien nos atiende por teléfono nos está despachando porque seguramente tenga una pila de tareas pendientes.
  
• La generación de nuevas ideas: si queremos que el negocio se mantenga vivo y continuar generando lazos con clientes actuales y potenciales, debes ser capaz de innovar en tu negocio turístico continuamente.
  
• El control del negocio: vital para conocer que todo marcha como debe. Revisa tanto tus números como el resultado de las acciones que emprendes de manera periódica. De otro modo, puedes encontrarte con que llevas un año invirtiendo en una estrategia (por ejemplo) que no está dando sus frutos.

Guárdate en el bolsillo lo que no te quepa en la cabeza

Es una frase que leí hace algún tiempo y que intento seguir a rajatabla en busca de esa claridad de ideas.

Esta quote también es, en cierto modo, la base de la metodología GTD o Getting Things Done, en la que su creador, David Allen, te propone una proceso de trabajo para liberar tu mente a la par que evita que se te quede algún quehacer en el tintero. 

Su premisa es rompedora: solo cuando tienes la cabeza despejada puedes conseguir resultados brillantes

O lo que es lo mismo: la metodología GTD está diseñada para ayudarte a hacer un seguimiento y ejecución eficiente de las tareas, ideas y proyectos que quieres o debes poner en marcha para que tu negocio no se estanque y siga creciendo como tú quieres.

Todo este proceso de trabajo está organizado en 5 pasos:

#1 Recopilar

El primer paso consiste en poner juntos, como si de una bandeja se tratara, todas las tareas, emails, llamadas, reuniones, etc. pendientes, así como las ideas y proyectos a poner en marcha de cara al futuro.

Toda esta información debes recopilarla en una herramienta que te permita despreocuparte, ofreciéndote la seguridad de que la tienes guardada y ordenada a buen recaudo.

Trello, Asana, Monday o Evernote son algunas de las herramientas que te pueden ayudar con esto.

Vamos a verlo con un ejemplo.

Imagínate que eres guía turístico y, de cara a la festividad de Todos los Santos quieres ofrecer tours por diferentes cementerios y templos de interés de tu provincia.

Pues bien, rutas para la festividad de Todos los Santos sería una de estas tareas a recopilar.

Otras pueden ser, como decía, llamadas pendientes, presupuestos que preparar, reuniones que concertar, etc.

#2 Procesar

Para cada uno de los elementos que has recopilado en el paso anterior, hazte este pregunta:

¿De verdad esta tarea es necesaria?

Lo que buscamos aquí es discernir entre tareas que son indispensables y otras que pueden ser postergadas o, incluso, eliminadas.

Ante esta pregunta solo caben 2 respuestas:

• Sí: ejecutar la tarea es indispensable.

Toca hacerse de nuevo otra pregunta:

¿Tardo 2 minutos o menos en completarla?

• Si la respuesta es que sí, adelante con ella.
• Si la respuesta es que no, debes añadir la tarea a una lista de acciones (lo vemos en el paso 3).
  
• No: esta tarea no aporta valor en este momento y no es necesaria realizarla:

Aquí caben 3 posibilidades:

1. Descartar la tarea y llevarla directamente a la papelera.
2. Guardar la referencia para consultas futuras. Por ejemplo, revisar un manual de procedimientos.
3. Apuntarla en una lista para volver a revisar dentro de 6 meses. ¡Recuerda crear una tarea para ello dentro de 6 meses!

Siguiendo con nuestro ejemplo de las rutas por Todos los Santos, la respuesta a:

¿De verdad esta tarea es necesaria?

Sería, obviamente, sí.

Y a ¿tardo 2 minutos o menos en completarla?

Evidentemente, la respuesta es un no, por lo que debemos pasarla a la lista de acciones del siguiente punto.

Este mismo proceso se debe repetir con cada punto que hayas recopilado en el paso 1.

#3 Organizar

En esta fase tienes una lista de tareas que atender que no has completado en los pasos previos. Ahora toca organizarlos y priorizarlos basándote en 3 criterios:

• Por proyecto: agrupa todas las tareas que debes realizar para un mismo proyecto.
• Por tiempo: añade las tareas que tienen un tiempo de ejecución cerrado o que se deben hacer en una fecha concreta. 
  
  Para que no se te escape ninguna, lo mejor es utilizar una app de calendario como Google Calendar, iCalendar e incluso alguna de las herramientas de gestión de proyectos que hemos visto en el paso 1.

• Por tipo de tarea: también puedes optar por organizar todas las tareas del mismo tipo para ejecutarlas todas de seguido.

Esta organización es abierta, de modo que puedes categorizar cada tarea según tus necesidades e incluso clasificar una misma tarea en varios de estos grupos.

También es importante categorizar las tareas secuenciando los pasos que debes dar para cumplirlas.

Por ejemplo, imagínate que tienes pendiente enviar un email a puerta fría a una empresa para proponerle una colaboración. Tienes el nombre de la persona responsable pero no su email.

En tal caso, la primera tarea que debes clasificar es la de buscar el email de dicha persona y, una vez concluida, pasar a redactar y enviar el email.

Volviendo al ejemplo de las rutas por la festividad de Todos los Santos, caben diferentes maneras de organizarlo.

Lo ideal sería tomar Rutas por la festividad de Todos los Santos como un proyecto y pasar a listar todas las tareas y gestiones que necesitas para llevarla a cabo. Por ejemplo:

Proyecto: rutas por la festividad de Todos los Santos

• Documentación y selección de lugares a visitar (incluir si hay que realizar alguna consulta o gestión para ello).
• Diseño del itinerario y guion de la ruta.
• Establecer precios, plazos de venta, condiciones de cancelación, etc.
• Creación de landing de ventas.
• Selección de forma de reserva y método de pago.
• Estrategia de marketing para dar a conocer el nuevo servicio y venderlo (aquí habría que especificar las acciones concretas que se van a desarrollar: plan de redes sociales, email marketing, entradas en el blog, colaboraciones, etc.).
• Etc.

Además, dado que el servicio está intrínsecamente ligado a una fecha concreta, se deben calendarizar todas estas tareas, previendo un plazo razonable para su ejecución y con tiempo de antelación suficiente para conseguir llegar a la previsión de ventas.

Es fundamental recalcar que puedes personalizar el modelo según tus necesidades, ya que nadie mejor que tú sabe cómo organizar y priorizar tus tareas. ¡Usa tu creatividad!

#4 Revisar

Cada semana debes revisar todas las listas que hayas creado para asegurarte de que no te dejas ninguna tarea o proyecto atrás. Si puedes crear unas plantillas a modo de cuadro de mandos que te ayuden, mucho mejor.

En el caso del ejemplo que venimos trabajando, puede ser muy útil crear un cronograma donde plasmar de manera visual los proyectos, tareas y tiempos de ejecución, así como marcar las fases que ya se han ejecutado.

Una herramienta muy útil para hacer este tipo de gestión de proyectos es Notion.

Además, es conveniente que cada mes hagas también una revisión para controlar en qué grado estás consiguiendo los objetivos a corto plazo que te has propuesto.

#5 Ejecutar

Ten en cuenta que este método solo es efectivo si pasas a la acción.

A veces, por querer focalizarnos demasiado en la productividad, acabamos invirtiendo mucho tiempo en planificar y organizar el trabajo en detrimento del tiempo efectivo que invertimos en producir.

Solo si haces, si ejecutas, obtendrás buenos resultados. De lo contrario, estarás cometiendo un error en tu planificación.

Por eso, es importante que cada semana bloquees un tiempo delimitado de tu agenda para ocuparte de planificar y organizar tus tareas siguiendo la metodología GTD, así como para controlar que todo lo que tienes puesto en marcha va por el buen camino.

Como has visto, la metodología GTD trata de liberar tu mente para que seas capaz, por un lado, separar el grano de la paja en la que muchas veces se convierten los quehaceres diarios.

De otro, aportarte un proceso centrado en priorizar las tareas según tus necesidades.

Todo ello sin olvidar que, la verdadera productividad, es un matrimonio bien avenido entre la planificación y la ejecución de proyectos.

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