El calendario turístico para la estrategia de ventas y comunicación de tu negocio

Por Ana Moliz de Moliz Estudio y Marta Soto de La Copy Turística

¿Cuántas veces has dejado de poner en marcha una acción comercial dentro de tu negocio porque te ha pillado el toro? O, si la has llegado a poner en marcha ¿te has quedado con la sensación de que podría haber salido mejor con un poquito de más de planificación?

Esto son problemas habituales en el día a día de las empresas turísticas. Sobre todo si eres una pyme o autónomo con un equipo pequeño y recursos limitados.

Pero ten presente esto: no siempre se trata de tener más equipo o más dinero para invertir. Sino que muchas veces la clave está en conseguir realizar una mejor planificación turística para poder ir preparando con tiempo esas acciones comerciales que te interesan realizar a lo largo de las temporadas. Y aquí es donde entre en juego el calendario turístico.

Empecemos por el principio: qué es un calendario turístico

Un calendario turístico es una herramienta de planificación de ventas. Pero también puede ser un elemento de información y promoción que, bien diseñado, te puede aportar un gran valor a la estrategia de comunicación de tu marca.

¿Con cuál enfoque debes quedarte entonces?

Pues te diría que, en principio, con los dos. Dado que ambos aspectos te van a ayudar a conseguir eso que estás buscando: aumentar tus ventas.

Pero sigamos profundizando en el tema.

El calendario turístico desde el punto de vista de la planificación y ventas (por Marta Soto)

Como te decía arriba, el calendario turístico es la mejor herramienta que puedes utilizar contra los se me echa el tiempo encima o no llego a preparar esta acción comercial para tal fecha. 

Y es que lo que te aporta es la claridad de saber, con mucho tiempo de antelación, qué estrategias, objetivos y tareas de ventas debes planificar y desarrollar para obtener los resultados que buscas.

Por tanto, este calendario turístico tiene un uso interno en tu empresa. Ya que debe ser una guía y fuente de información para todo el equipo que vaya marcado las estrategias de venta a implementar en cada momento.

Contenidos y formado del calendario turístico (a nivel interno)

Para crear la versión de uso interno de este calendario, puedes usar la herramienta que más te guste: una hoja de cálculo, una aplicación de calendario como Google Calendar o iCal, un gestor de proyectos como Asana, Trello o Notion… Ya ves que las posibilidades son muchas.

Una vez que tienes elegida la aplicación, es momento de crear el calendario de tu negocio. Lo primero que debes hacer es plasmar la siguiente información:

• Las temporadas de tu negocio: cuándo es tu temporada alta, la media y cuándo tienes temporada baja. Marca también si tienes previsto periodos de cierre o vacaciones.
  
• Añade los festivos locales y/o nacionales del lugar de origen de tu buyer persona. Ya que probablemente en esas fechas tu cliente ideal esté dispuesto a viajar.
  
• Los eventos especiales previstos en tu destino, como festivales de música o cine, conciertos de artistas importantes, encuentros culturales, exposiciones… En definitiva, cualquier evento que suponga un aumento de visitantes y/o viajeros en tu destino es interesante para incluirlo en una agenda turística.
  
• Marca también los periodos de venta y promociones en los que te interese participar: rebajas, Black Fridays, días sin IVA… Antes de hacerlo, te recomiendo que estudies bien si dentro de tu estrategia caben estas promociones o no. No te dejes llevar por la inercia.

Una vez que tienes toda esta información recogida en tu calendario, llega el 2º paso.

Planifica las acciones comerciales

Es momento de escoger cada una de las temporadas/fechas/días marcados y determinar qué vas a hacer para fomentar las reservas de tus servicios en estos periodos. Aquí tendrás que emplearte para crear el plan de marketing que determinará qué estrategias y acciones vas a llevar a cabo para tal fin. Y listar todas las tareas que necesitas completar para conseguirlas.

Una vez lo tengas todo claro, incluye en el calendario cuándo vas a realizar cada una de las tareas comerciales o promocionales. Hazlo con suficiente antelación respecto a la fecha marcada, de modo que te dé tiempo a prepararlo todo con tranquilidad y previendo posibles retrasos.

Por último, haz un seguimiento exhaustivo del calendario turístico

Ya que de nada te sirve tener un calendario turístico si no lo vas consultando con asiduidad para prever las nuevas acciones. Y, a la vez, ir marcando como completado todas aquellas que has planificado realizar.

Así, hacer este seguimiento te servirá también para detectar errores y puntos de mejora a implementar de cara al próximo año.

Ahora vamos con el calendario turístico desde el punto de vista de la comunicación (por Ana Moliz)

Partamos de la base de que los establecimientos turísticos y destinos son elementos simbióticos o, mejor aún, partes esenciales de un mismo cuerpo. 

Los establecimientos se adaptan al destino al que pertenecen y, al mismo tiempo, son parte fundamental de su desarrollo y evolución, de ahí lo de la simbiosis.

Cada destino turístico posee uno o varios elementos diferenciales que lo hacen único, y aunque comparta características similares con otros destinos, cada uno tiene su propia personalidad. 

Y esa personalidad, aquello que lo hace único, debe plasmarse en el calendario turístico. Ferias, fiestas, lugares históricos y museos, atractivos naturales, tradiciones y costumbres y el modo de interpretarlas y vivirlas, guardan las esencias de cada localidad, pueblo o ciudad.

Un modo también de diferenciarse es la creatividad a la hora de promocionarse. Un establecimiento que consiga dar una visión original y fresca de sí mismo y del destino en el que está ubicado a través de elementos de comunicación como los calendarios turísticos tendrá mucho terreno ganado en el camino hacia el éxito. 

Promocionar el destino es promocionar a los establecimientos situados en ese destino. Que los posibles visitantes cuenten con la mayor cantidad de información posible es un activo importante a la hora de tomar la decisión final. Así que, seguidamente, voy a dar algunas directrices básicas sobre cómo diseñar un calendario turístico que ayude a vender más.

Características de un calendario turístico de éxito

Claridad y concisión

La información tiene que transmitirse de manera clara y precisa. Aportar los datos más relevantes junto a una breve explicación del evento o el lugar a visitar puede ser más efectivo que abrumar al visitante con un exceso de información. Tampoco es cuestión de quedarse cortos y ser excesivamente parcos.

Como siempre, encontrar el punto medio es la virtud. Además, si los visitantes se sienten lo suficientemente atraídos por la propuesta, hallarán el modo de ampliar la información en los lugares adecuados. 

Diseño coherente

El calendario turístico de un destino elaborado por un establecimiento integrado en dicho destino ha de formar parte de la estrategia de comunicación del establecimiento. Y como tal debe estar totalmente alineado con la marca del establecimiento a través de un diseño coherente y fácilmente identificable. 

Diferenciación

¿Qué nos hace diferentes de otros destinos y, a su vez, de otros establecimientos de nuestro mismo destino?

Hay que tirar de creatividad, como dijimos al comienzo, y tener la capacidad de detectar esas características diferenciales y saber explotarlas. Presentarnos ante nuestros posibles visitantes mostrando nuestra personalidad, única e intransferible, con desenvoltura y naturalidad puede ser el desencadenante para generar ese plus de confianza que nos haga despuntar sobre los demás. 

Planes propios

Un calendario de eventos turísticos o un cronograma de actividades turísticas bien elaborado es una herramienta de comunicación muy potente. En él podemos contarle al mundo por qué somos la mejor opción para, por ejemplo, las vacaciones de verano.

Además de las efemérides turísticas del destino donde estemos ubicados, como ya hemos mencionado, también podemos incluir en él los planes específicos diseñados por el propio establecimiento para enriquecer a los del destino.

Planes tales como excursiones por los alrededores o a localidades cercanas de especial interés, paseos en barco en destinos marítimos o fluviales, planes enfocados a familias con niñas y niños pequeños, senderismo, paseos a caballo, excursiones, visitas a los restaurantes y, por ejemplo, bodegas más notables de la zona, etc.

Las posibilidades son casi infinitas.

Así que ya ves: el calendario turístico es una herramienta de planificación y comunicación que debes tener muy trabajado en tu empresa. De lo contrario, no solo seguirás yendo a salto de mata dentro de tu plan de ventas, sino que estarás perdiendo una oportunidad brillante de desmarcarte de tu competencia a nivel comunicativo.

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