Foto: @entrelenguas
Apps con las que debes contar si tienes pensado organizar un evento cultural
Por Alex Montesinos – Consultor de Turismo
Organizar un evento cultural puede parecer ser tarea fácil, pero si persigues tenerlo todo atado de cabo a rabo y evitar sorpresas de última hora – como todo buen organizador de eventos que se precie debe perseguir – has de planificar con tiempo y orden. En mi labor como organizador de eventos culturales, siempre recurro al siguiente check list básico cuando me encuentro ante la preparación y el desarrollo de una actividad que tenga como objetivo dotar de contenido al Turismo Naranja de un destino: ya sea con el mejor acústico al aire libre, la inauguración de una expo o un evento multidisciplinar. Hoy, comparto esta lista de tareas junto con una serie de herramientas digitales que no pueden faltar entre tus dispositivos electrónicos y que seguro, también a vosotros, os allanarán el camino de la organización de eventos:
- Comprueba las licencias y seguros que necesitarás para el desarrollo del evento cultural que vayas a organizar. Ten en cuenta que ni siquiera todos los bares cuentan con la licencia necesaria para organizar conciertos y música en directo. Infórmate en tu ayuntamiento y evita sorpresas desagradables, ¡más vale prevenir que curar!
- Rodéate de un buen equipo y asigna funciones antes, durante y después del desarrollo del evento. En este sentido, aplicaciones como Wunderlist podrán echarte un cable. Esta herramienta en concreto crea listas colaborativas con las que puedes clasificar y asignar tareas, y todos los miembros del equipo podrán consultarlas desde cualquiera de sus dispositivos electrónicos allá donde estén, mejorando sobremanera la comunicación entre todos. Y, por si fuera poco, también se pueden añadir fotos, documentos PDF o incluso presentaciones. ¡Un must de todas, todas!
- Busca sinergias y patrocinadores, tanto locales como nacionales, que te ayuden con la promoción de tu evento y que ofrezcan algún servicio esencial dentro del programa. Así, no solo ahorrarás en costes, sino que también ganarás en imagen de marca.
- Da difusión a tu evento, que llegue a oídos y ojos de todos. Precisamente plataformas punteras como Ocioon te lo ponen fácil. Informa también a la prensa y medios de comunicación; a menudo es gratis y da mayor visibilidad del evento, y emplea todas tus RRSS con frecuencia y planificación. Intenta adaptar tu mensaje a cada herramienta y no duplicar contenidos, ¡así Google no te penalizará!
- Si te resulta viable, elabora una lista para tener una idea aproximada del número de asistentes: las cosas salen mejor cuando sabemos cuántos somos. Te pueden ayudar plataformas como Attendium, que gestiona lista de invitados y perfiles de los mismos. ¡Indispensable para estar a la última!
- Tanto antes como después del evento, siéntate con tu equipo a valorar: la retroalimentación siempre nos permite mejorar eventos actuales y futuros, anticiparnos a sorpresas y pensar en planes B. También la opinión de los participantes es crucial: Typeform puede ayudarte a la hora de personalizar divertidas encuestas con las que podrás hacerte con valiosa información. A todos nos gusta ser escuchados: ellos lo agradecerán, pero tú lo harás mucho más.
- Es vital dedicar tiempo a agradecer a los colaboradores y patrocinadores el apoyo brindado; solo así volverán a querer ser parte del equipo. Aplicaciones como Red Stamp te ayudarán a hacerlo con geniales tarjetas virtuales; Thankr, por su parte, apuesta por originales vídeos personalizados.
- Y, por último, no olvides darle visibilidad a lo sucedido durante el evento. Un buen vídeo y tu canal de YouTube serán clave en este proceso: crearás expectativas para futuros encuentros y fidelizarás a los participantes con este bonito souvenir.
Y recuerda: existen distintas maneras de conseguir que un evento cultural sea valorado positivamente, pero hay algo que indudablemente lo convertirá en un éxito: incluir a la comunidad local. Como ya sabrás, el Turismo Naranja se presenta como un modelo sostenible y generador de desarrollo cultural, económico y social. Por ello, te recomiendo incluir a la comunidad local como público asistente indispensable. Verás como el destino te lo agradece y además, es una apuesta segura para conseguir que nuestro evento será auténtico y real.
